oficina más amigable

Siete mejoras para una oficina más amigable

Si consideras que como abogado no le estás dando a tus clientes el trato de primera clase que se merecen, aquí tienes algunas ideas para hacer tu oficina más amigable.

1. Dar direcciones claras a tu oficina

Considera que los clientes tienen que hacer lo siguiente para llegar a encontrarse contigo en tu oficina:

  1. Encontrar el edificio en donde está tu oficina. Muchas personas usan Google para buscar una dirección, o Google Maps o Waze para buscar directamente en el mapa. Si toman el transporte público, probablemente tengan que dar una caminata hasta el edificio en donde se encuentra tu oficina.
  2. Encontrar parqueo. Si tus clientes conducen hasta tu oficina, necesitarán encontrar parqueo, el cual ellos no buscarán hasta después que ya hayan llegado allí. Si tu edificio no tiene su propio parqueo, tendrán que manejar por los alrededores buscando dónde estacionarse.
  3. Encontrar tu oficina en el edificio. Luego que se desmonten del vehículo y lleguen al edificio donde está tu oficina, tendrán que buscar una manera de entrar en el edificio y encontrar tu oficina.
  4. Adivinar cómo funciona tu área de recepción. Una vez hayan encontrado tu oficina, tendrán que entrar y dejarte saber que han llegado, y posiblemente esperar hasta que estés listo para recibirlos. Si no tienes una recepcionista para que los reciba y los oriente, buscarán señales o avisos en alguna parte.

¿Qué tan fácil haces que tus clientes encuentren tu oficina y que se sientan cómodos en el área de espera? Recuerda que para muchos clientes visitar una oficina legal es otro paso estresante en el, ya estresante, proceso. Y que quizás se sientas llenos de incertidumbre.

¿Te imaginas un lugar de oficinas donde no haya recepcionista, solo un escritorio vacío, un sofá y una cafetera? Con todas puertas cerradas, y que el cliente no sepa qué hacer, solo sentarse y esperar a que una de esas puertas se abra para que alguien lo reciba. Este no es el tipo de primera impresión que debemos dar a nuestros clientes.

Para ayudar a tranquilizar las mentes de nuestros visitantes, indica de manera clara el estacionamiento o estación de autobús más cercano a tu oficina. Y asegúrate que alguien los reciba cuando entren por tu puerta.

2. Ofrecer bebidas refrescantes

Ofrecer a los invitados algo para tomar (generalmente café) está fuertemente arraigado en la psique humana. Pero no todo el mundo quiere café o agua. Considera poner una estación de bebidas en tu área de espera para que tus clientes se sirvan ellos mismos. Aquí algunas ideas.

  • Café. Una máquina de café sería ideal.
  • Té. Los bebedores de té son frecuentes aunque no parezca así.
  • Bebidas sin alcohol. Una que otra bebida sin alcohol, como refrescos o jugos. Sin olvidar el agua.

3. Ofrecer picadera o bocadillos

Como reza el dicho popular “el mal comido no piensa”. Ofrécele a tus clientes algo para “picar” antes de reunirse contigo. Frutas frescas es una excelente opción si quieres parecer saludable. De lo contrario, puedes ofrecer algún tipo de galletas o papitas. Los padres con niños lo apreciarán de manera especial.

4. Tener un plan para niños

Si no tienes un plan para los niños que visitan tu oficina, siempre serán “destructivos”. Puedes tener un cofre lleno de juguetes y dejar que los niños elijan con cuál jugar. También puedes considerar tener una pequeña mesa para que los niños se sienten a jugar mientras hablas con sus padres (tus clientes). Tampoco es mala idea tener alguna tablet amigable para niños con la que puedan jugar.

5. Tener Wi-Fi disponible

Configura una red Wi-Fi para invitados (no debes darle a los visitantes acceso a tu red de Wi-Fi principal) y publica la contraseña en tu área de espera.

6. Ofrecer una estación de carga para móviles

Deja que tus clientes carguen sus celulares mientras esperan. Puedes comprar una estación de carga y varios cables universales (para iPhones y para celulares Android).

7. Ofrecer mejor material de lectura

Ten una variedad de revistas a mano, seleccionada para el típico tipo de clientes que recibes. Trata de actualizar tu arsenal de revistas cada mes. O al menos cada tres meses. Es de mal gusto tener material muy antiguo.

Experimento: Utilizar un “cliente falso”

Las grandes compañías de marketing envían “compradores misterioros” a algunas tiendas para medir la calidad del servicio. Puedes hacer lo mismo para probar la experiencia que tienen tus clientes cuando llegan a tu oficina. Esto te ayudará a identificar las áreas que se deben mejorar.

Pídele a un amigo, que el personal de tu oficina no conozca, que vaya como si fuera un cliente. Dale algún problema legal sencillo y pídele que requiera hacer una cita contigo o con algún otro abogado de la firma donde trabajas. Debe tener en cuenta todos los aspectos, tales como su interacción con la recepcionista, la página web, el personal de la oficina, el tiempo de espera, y demás. Pregúntale qué tal considera su experiencia y qué cree que se podría mejorar.

Puede que no te gusten los resultados, pero cada problema que resuelvas y mejores hará más felices y dará más satisfacción a los clientes que van a verte.

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Fuente: Lawyerist. [Traducido por AbogaDom]
Imagen: Pixabay.

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